21 consejos para trabajar desde casa

El teletrabajo es una de las principales recomendaciones para frenar la propagación del coronavirus que causa la enfermedad infecciosa COVID-19. En mayor o menor medida, se está propugnando el trabajo desde casa en muchos países. Por ello, ¡es la hora de crear un espacio de oficina en el hogar, alrededor de un ordenador de sobremesa o de un portátil! Así que te ofrecemos 21 consejos para trabajar desde casa.

Un ordenador y mucha organización

De acuerdo, necesitas ordenador e internet. Pero también te irán bien muchas cosas más. Para que el teletrabajo sea una actividad saludable y productiva, vas a necesitar un espacio adecuado, unas rutinas de trabajo y una actitud positiva.

Un espacio agradable y eficiente en casa

Necesitas un espacio adecuado para trabajar desde casa.

Crea tu propio espacio de trabajo

El teletrabajo implica estar muchas horas en una habitación, sala, despacho o rincón de tu hogar. En caso de que no tuvieses un espacio delimitado para el trabajo, es el momento de crearlo.

Por tanto, una vez tienes portátil y conexión a internet, lo siguiente es habilitar un espacio agradable y eficiente.

Un espacio de trabajo diáfano, organizado y con luz, te va a ayudar a tener más productividad

La idea es trabajar más a gusto. Lo de estar a gusto en el espacio de trabajo es crucial cuando la oficina la tienes en casa. Debe ser un espacio diferenciado, que permita delimitar la vida privada de la vida profesional.

Organiza y ordena: cada cosa, en su sitio

La organización del espacio es muy relevante. Si cada carpeta, carpesano y folio de trabajo se encuentran en el sitio previsto, vas a trabajar con más productividad y agilidad.

Prioriza la comodidad y pon tu toque personal en la decoración

No por obvio, es bueno remarcar la importancia de una silla cómoda y de una mesa o escritorio amplia y adecuada. Por otro lado, personaliza tu espacio de oficina. Dale tu toque personal, sin recargarlo. Plantas, figuras de merchandising, un póster o cuadro bonito a la vista y cuantas ideas hagan del tiempo de trabajo más agradable.

Limpia y desinfecta a menudo

La limpieza del espacio de trabajo también es fundamental. En estos tiempos marcados por la pandemia del virus de la COVID-19, deberías asegurarte de la limpieza a fondo diaria de todos aquellos elementos de tu oficina en el hogar que toques cada día. Por ejemplo, la mesa o escritorio. Y también el ordenador, la tableta, el móvil, el ratón, los auriculares y todos los dispositivos que formen parte de tu rutina diaria de trabajo.

En El Blog de BEEP hemos elaborado varios artículos y guías que te explican cómo mantener limpios y desinfectados tus equipos tecnológicos:

Crea una rutina matutina

La rutina de la mañana es clave, porque marca el conjunto de la jornada.

Sabes que te tienes que sentar en la silla de delante del ordenador a primera hora de la mañana. Pero debes saber también que tienes que establecer una rutina que te ayude a arrancar.

¿Qué acción de tu rutina matutina podría indicarte que comienzas a trabajar? Podría ser prepararte un té o un café. Podría ser regresar a casa tras hacer una sesión de running, y pasar por la ducha. Una rutina que te active, que haga de palanca, puede ser mucho más efectiva que un reloj.

Lista de tareas

Tienes que comenzar el día teniendo una lista definida de tareas.

¿Dónde anoto la lista de tareas?

Puedes anotar esas actividades de muchas maneras. Cada persona tiene su librillo o su manera de organizarse la jornada que tiene por delante.

Hay quien lo hace en un documento de notas que tiene siempre a mano en el escritorio del ordenador. Otras personas utilizan aplicaciones específicas para agendar actividades, que utilizan desde su ordenador o desde el smartphone.

Otros teletrabajadores no renuncian a la agenda de papel de toda la vida, o a una sencilla libreta, donde escriben en bolígrafo las tareas que prevén completar a lo largo del día. Y hay otro grupo de personas que se sirven de una pizarra magnética, colgada en una pared en el espacio desde donde se hace el teletrabajo.

Poner las tareas por escrito, ya sea en una libreta o en una pizarra, te permite ir haciendo check cada vez que completas una actividad. Cada vez que marcas como hecha una tarea, vas a sentir la satisfacción del trabajo bien hecho.

¿Cuándo preparo la lista de tareas?

Hay personas que preparan ese plan diario al finalizar la jornada del día anterior. Otras personas, lo hacen a primera hora del día de trabajo en cuestión. Lo importante es comenzar la jornada laboral con un plan trazado.

¿Cómo redacto las actividades de la lista?

Es bueno que seas conciso o concisa. La idea es definir cada tarea con brevedad, pero con precisión. «Llamar a los clientes X, Y, Z». «Redactar informe». Cuanta más concreción y delimitación de la actividad prevista, mejor.

Por otro lado, es bueno que elabores el listado siguiendo un orden de prioridades. Lo más urgente, primero.

¿Qué beneficios tiene hacer un listado?

Esta rutina te va a insuflar disciplina. Además, te va a ayudar a concentrarte y a no perder el foco a lo largo de la jornada. Porque, cuando acabes una cosa, sabes exactamente qué te toca hacer después.

Tener las cosas claras, contribuye a que no te desorientes por culpa de las distracciones. Es lo bueno de tener un plan. Que solo hace falta seguirlo, retomarlo (cuando te interrumpen) y completarlo.

Por otra parte, siempre pueden surgir imprevistos (por ejemplo, una tarea que se revela más laboriosa y costosa de lo previsto) que te impidan completar el 100% de tareas. Sin embargo, gracias a una lista, vas a conservar una visión de conjunto, vas a tener perspectiva. Y ese punto de vista te va a permitir poner en valor todo el trabajo que has completado hasta el momento.

Horas de trabajo

Se recomienda que fijes un horario de trabajo, y que lo sigas. Así como creas un espacio físico para tu trabajo en el interior de tu hogar, es bueno que fijes un espacio temporal para las tareas.

Por ello, utiliza el despertador como lo harías para despertarte y prepararte para coger el coche o el tren camino de la oficina.

Si te relacionas con muchas personas a lo largo del día de forma telemática (email, mensajería instantánea, teléfono), deberías compartir tu horario con ellos y ellas. De ese modo, vas a reducir al mínimo las interrupciones no deseadas.

Hay aplicaciones de seguimiento del horario, como RescueTime, que te permiten saber si te estás ajustando a las horas previstas. Incluso te pueden ayudar a saber en qué horas del día eres más productivo o productiva.

Tómate los descansos de forma seria

Tómate los descansos y pausas en su integridad. Si dedicas una hora a comer, intenta dedicarla enteramente a eso. Es bueno desconectar, para retomar la tarea con más energía.

Hay aplicaciones que facilitan la gestión de los descansos. Por ejemplo, Smart Break, para Windows. Y TimeOut, para Mac.

No te encierres en casa

Que trabajes desde casa, no significa que te encierres en ella. No hace falta que salgas a comer fuera cada día, pero intenta salir de casa. Al menos, una vez. Y es que necesitas luz y aire libre.

Una buena excusa para salir puede ser hacer alguna actividad deportiva a primera hora, bien temprano. Puedes salir a correr. Y ten presente que hay centros deportivos que programan actividades, como por ejemplo spinning, en horas tan tempranas como las 7 am

Utiliza un número de teléfono diferenciado del de tu casa

Es recomendable reservar un número de teléfono para la actividad profesional desarrollada desde casa. No tiene por qué ser un teléfono fijo, una segunda línea de móvil o una tarjeta SIM. Puede ser un servicio VoIP gratuito, como Google Voice, o un número de Skype.

En casa, con ropa de trabajo

No entres en tu despacho o espacio de trabajo en pijama o con ropa excesivamente informal.

Para establecer un marco mental de trabajo, lo mejor es que lleves ropa de calle. Incluso es una buena idea que lleves calzado de calle. Puede ser calzado deportivo o cómodo.

Evita las zapatillas de estar por casa

Las zapatillas de estar por casa, para los momentos de relax. Si eres de las personas que no gustan de llevar calzado utilizado en la calle, en el interior de la vivienda, puedes reservarte algunos pares para trabajar en el hogar.

La opción más cómoda es tener calzado deportivo o zapatos para llevar solo en casa, y calzado para salir.

La idea es crear un estado mental, un mindframe, que favorezca la concentración

Por supuesto, después de despertarte debes seguir el mismo ritual que seguirías en caso de desplazarte a una oficina. Ducha y desayuno. O desayuno, y ducha. Vestirte. ¡Y a poner en marcha el ordenador!

Haz como que no estás en casa

Durante las horas de trabajo, deberías dejar aparcadas todas aquellas actividades relacionadas con el hogar o con tu vida personal. Así no vas a perder la concentración.

Esta actitud ayuda crear el estado mental y la concentración necesarios para ser más productivo.

Si realmente necesitas hacer gestiones personales durante las horas de trabajo, agrúpalas en un tramo horario delimitado. De este modo conseguirás que no obstaculicen de forma seria tu día laboral.

Si tienes que ir al médico o al dentista, intenta hacerlo a primera hora de la mañana, o al final del día. Eso es lo que harías si fueses a trabajar fuera de casa, y es el mejor enfoque para que las horas de trabajo sean más productivas.

Usa la nube

En una situación de confinamiento como la actual, no puedes llevarte el portátil contigo a la cafetería o para visitar un cliente tras otro.

Sin embargo, en un contexto normalizado, es muy probable que trabajes desde casa, pero que dediques una parte del tiempo a reunirte con otras personas en sus lugares de trabajo. En esas reuniones, colaboras con otros profesionales, atiendes a los requisitos de tus clientes o negocias con tus proveedores. Por tanto, vas a tener que llevarte el portátil a cuestas, arriba y abajo.

Con tanta movilidad, es muy recomendable que subas los documentos más importantes a servicios en la nube como Dropbox o Google Drive. De este modo, vas a poder acceder a los archivos que necesitas desde cualquier sitio.

Un ‘semáforo’ para el resto de miembros de la familia

En caso de convivir con familiares en casa, una idea divertida y funcional consiste en colgar o enganchar algún tipo de señal para advertir que estás totalmente concentrado o concentrada. Es decir, un signo de que no se puede entrar. Puede ser un semáforo artesanal. Puede ser una cartulina de color rojo y otra de color verde. E, incluso, una luz amarilla, que significaría que preguntes si puedes pasar.

Se trata de una iniciativa que puede gustar a los más pequeños de la casa.

Es bueno mantener reuniones presenciales periódicas

Es recomendable realizar reuniones periódicas presenciales (pueden ser mensuales, quincenales…) con aquellas personas con las que colaboras. Eso, claro, en caso de que tu trabajo tenga un componente de trabajo en equipo.

Estas reuniones de trabajo ayudan a la creatividad y a la productividad. Porque el cara a cara siempre ayuda a tener más y mejores ideas.

Por supuesto, las videoconferencias son una bendición para ahorrar desplazamientos y tiempo. Pero los encuentros presenciales, si se programan con sentido común, pueden ser una magnífica ocasión para que nuestro trabajo, y el del grupo de personas con el que podamos colaborar, sea más excelente.

Utiliza sistemas de videoconferencia

Lo hemos escrito en el punto anterior. Es fabuloso verse las caras de vez en cuando. Pero también es cierto que, como dinámica del día a día, es más práctico recurrir a sistemas de videoconferencia. Por ejemplo, Skype o Google+ Hangouts.

Las videoconferencias permiten salvar las distancias geográficas y hacer avanzar los proyectos a gran velocidad. En El Blog de BEEP te hemos explicado cómo conseguir que las videoconferencias desde casa sean un éxito.

Auriculares con cancelación de ruido

Hazte con unos auriculares con cancelación de ruido, que puedes encontrar en Beep.es. El objetivo es evitar que los ruidos que asociamos con un hogar, como pueda ser el timbre de la puerta, interfieran en las videoconferencias o las llamadas de teléfono.

Se trata de dar un tono lo más profesional posible a las reuniones y conversaciones de teléfono. Este propósito es sobre todo importante cuando te relacionas con organizaciones de mayor tamaño, ya sea una pyme o una multinacional.

¿Una mañana con la bicicleta?

Más arriba hemos explicado la recomendación de ajustarse a un horario laboral estricto. Ahora bien, la flexibilidad que te da el teletrabajo, te permite pequeños caprichos como, por ejemplo, tomarte una mañana, una tarde o un día libres.

¿Estás agotado o agotada y necesitas recuperar la concentración y el pulso creativo? ¿Necesitas estirar las piernas y los músculos? Pues tómate la mañana libre para salir con la bicicleta, para pescar o para nadar

Está claro que no puedes estar recurriendo a este privilegio muy a menudo, porque estarías perdiendo ritmo de trabajo y productividad. Pero, si tu calendario de trabajo te lo permite, es bueno que lo hagas.

Aléjate de la cocina de casa

La cocina es un foco de tentaciones y distracciones. La nevera y la despensa, son un auténtico peligro. Por tanto, es bueno limitar las visitas a la cocina. Y ceñirlas a la preparación de esos tés o cafés que haces a lo largo del día. Lo ideal, en términos de salud, es no abusar de bebidas estimulantes.

Así que una buena idea es visitar la cocina por la mañana y por la tarde, para la preparación de una infusión o café matutino y de sobremesa. Y, claro, si comes en casa, vas a hacer otra visita a la cocina a mediodía.

Teletrabajo como asalariado: mantén el contacto

Si haces teletrabajo en el contexto de una empresa pequeña o multinacional, ya sea uno o varios días a la semana, es bueno que te conectes con tus compañeros y jefe una o varias veces al día.

El proyecto o trabajo que estás tirando adelante, seguro que hace necesario ese nivel de comunicación. Además, es saludable para el clima de equipo que estéis conectados, sobre todo cuando varios de vosotros estéis trabajando desde casa.

Emojis y signos de exclamación

En la relación a distancia con tus compañeros, sé positivo. Cuando muchas de las comunicaciones se hacen por escrito, es difícil compartir el estado de ánimo, el entusiasmo y la ilusión por un proyecto.

Así que, que no te importe usar signos de exclamación y emojis en tus escritos. Sin abusar, son una forma excelente de dar más humanidad al diálogo con colaboradores, proveedores, clientes u otras personas de un equipo.

Softwares colaborativos

En la actualidad, hay disponibles varios softwares baratos o gratuitos que favorecen el trabajo a distancia. Ya hemos mencionado los softwares de videoconferencia. Para project management, o gestión de proyectos, Trello es una buena opción.

Finaliza la jornada con una rutina

Así como das comienzo a la jornada de trabajo con una rutina, establece un hábito que señale la conclusión del día.

Por ejemplo, puedes fijar como rutina una actividad deportiva a las 6 o 7 de la tarde. O bien, sencillamente, cerrar el ordenador y meterte de lleno en alguna afición. También puedes salir a correr. Y otra idea es ponerte a escuchar tu podcast favorito en el smartphone o la tableta.

Mantén una actitud positiva

Cuando trabajas desde casa, no accedes a los estímulos e información a los que podrías acceder desde una oficina. No poder hablar cara a cara con otras personas, es un hándicap.

Pero por eso es importante mantener el contacto vía teléfono y vía videoconferencias. Y por eso es también crucial que mantengas una actitud positiva.