¿Qué vas a ver aquí?
Los documentos y archivos digitales que genera vuestra actividad empresarial o profesional son un activo vital para vuestro negocio. Se dice que el big data (los grandes caudales de datos que recogen las grandes empresas para analizarlos y conocer así mejor a su cliente) es el petróleo del siglo XXI. Pero no se dice lo suficiente que la contabilidad, los documentos de seguimiento de clientes y otros documentos sensibles, son oro en paño para los autónomos y para las pequeñas y medianas empresas de nuestro país.
En este contenido de El Blog de BEEP te explicamos cómo puedes tener a buen recaudo y fácilmente accesibles todos los documentos que se generan en el día a día de tu actividad empresarial o profesional.
La cadena de tiendas de proximidad BEEP ofrece productos y servicios tecnológicos a empresas y centros educativos. Los técnicos expertos de tu centro BEEP más cercano te asesorarán y te ofrecerán las soluciones más adecuadas a las necesidades de tu negocio.
¿Por qué es una mala idea que cada empleado se guarde lo suyo en su ordenador?
«Uno de los grandes malos hábitos tecnológicos en el ámbito empresarial es que cada ordenador de trabajo guarde la información que genera en su disco duro, y que no haya copias automáticas y sincronizadas en ningún otro dispositivo. Si se hacen así las cosas y un equipo informático se rompe, es posible que se pierdan los datos que estuviesen allí conservados», explica Albert Loran, de BEEP Empresas.
Por tanto, la idea es sincronizar los datos de cada unidad de trabajo de una oficina en una unidad de almacenamiento de nivel superior, un servidor NAS.
¿Qué es un servidor NAS?
A nivel particular o profesional, es posible que hayáis sincronizado fotos o documentos en la nube de internet a través de Google Drive.
Los servidores NAS convierten esta tarea de sincronización y de respaldo de archivos en una rutina eficiente, eficaz y segura de preservación a tiempo real de los datos de la empresa
A la hora de instalar un equipo NAS, vuestra tienda BEEP hará la configuración, de forma que tengáis sincronizadas las carpetas que deseéis de cada equipo en el servidor NAS.
¿Siguen siendo los NAS los equipos de alto precio y cara configuración del pasado?
Hay profesionales o empresarios que escucharon hablar de los equipos NAS hace 15 años, y que no acabaron de confiar en esta solución por el precio u otros factores. Por otro lado, también es cierto que muchas personas con actividad empresarial y profesional sí que apostaron por estos servidores.
La gran objeción de entonces es que los servidores NAS eran caros. Equipos caros, de instalación cara. Durante estos últimos 15 años, los equipos NAS no han dejado de incorporar nuevas funcionalidades. Además, han pasado a ser de más fácil instalación (más cercanos al concepto plug-and-play). Al mismo tiempo, su precio se ha vuelto más competitivo: podéis adquirir uno de estos servidores a partir de 300 euros.
¿Cuál es el principal beneficio de trabajar con un servidor NAS?
El principal beneficio es tener una copia sincronizada a tiempo real en el servidor NAS de todas aquellas carpetas que consideréis importantes de los diferentes ordenadores que forman la red interna de la empresa.
Si un equipo da problemas y su disco duro se daña, la información de ese ordenador seguirá estando disponible en la unidad NAS
¿Puedo acceder a un equipo NAS en cualquier momento y desde cualquier lugar?
Sí, claro que puedes hacerlo. Los actuales servidores NAS permiten el acceso a ellos desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet, en cualquier momento, y desde cualquier dispositivo (smartphone, tableta, smart TV…).
«Estoy de viaje de negocios en Tokyo. ¿Por qué un NAS me va a poner las cosas fáciles?»
«Si estás de viaje en una zona de diferente huso horario, es probable que pedir un documento a la oficina sea infructuoso porque tus compañeros de trabajo es probable que estén durmiendo. Si la empresa trabaja con un equipo NAS, puedes obtener toda la información que te haga falta al momento», explica Albert Loran.
«Me han robado el portátil en el aeropuerto de Manchester. ¿Cómo hago la presentación que tenía prevista en esta ciudad?»
Pongamos el caso de que estamos de viaje profesional en Manchester, y que perdemos el portátil nada más llegar al aeropuerto de esa ciudad. En ese equipo llevábamos toda la documentación necesaria para realizar una presentación ganadora, que nos iba a asegurar el logro de un importante nuevo cliente en el Reino Unido.
«En este supuesto», dice Albert Loran,»un equipo NAS en la oficina central marca la diferencia entre lo que puedes acabar narrando como una anécdota o como un problema. Tienes un par de horas antes de la celebración de la reunión, así que compras un portátil nuevo en Manchester, te conectas a internet y obtienes del NAS toda la información que necesitas en el meeting. Y sí, la historia que podrías haber explicado a los ingleses como una tragedia, acaba siendo una anécdota que prueba que en tu empresa sois gente profesional y de recursos«.
¿Cómo me ayudan los servidores NAS a cumplir con la ley de protección de datos?
Un servidor NAS puede, a su vez, hacer copias a tiempo real en otro servidor NAS situado en una ubicación remota. Por tanto, estamos hablando de dos o más servidores NAS, cada uno de ellos ubicado en una localización remota.
Esa funcionalidad da respuesta a uno de los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos: que la información esté replicada en dos ubicaciones físicas distantes.
¿El NAS en la oficina y el NAS en remoto, son el mismo dispositivo?
Sí, los equipos NAS son los mismos. Lo único que cambia es la configuración.
¿Quién me configura los servidores NAS?
Tu tienda BEEP de confianza se encargará de configurar el servidor o servidores NAS que utilices en tu negocio.
¿Por qué no había oído hablar de los equipos NAS hasta ahora?
No tenemos respuesta a esta pregunta, pero sí que sabemos que cada vez más empresas se sorprenden como una solución tecnológica tan competitiva puede garantizarles la salvaguarda de todos los archivos relevantes para su actividad.
Muchos pequeños negocios van todavía con un pen drive o un disco duro externo, arriba y abajo. Se trata de una alternativa que no permite la automatización sincronizada de los datos. Es una opción que hoy en día no tiene ningún sentido
¿Puedo utilizar un servidor NAS para mi hogar?
Sí, por supuesto. Los servidores NAS son unos equipos muy competitivos, que pueden funcionar como unidad para acceder a contenidos de ocio desde la smart TV.
Normalmente, los equipos para el ámbito doméstico tienen colores más estéticos y amables como el plateado, en comparación con el negro de las unidades para uso corporativo.
